RODO

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez Fundację EVsport z siedzibą w Poznaniu 

Szanowni Państwo,  

uprzejmie informujemy, iż administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja EVsport z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców oraz rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001075125, posiadająca REGON 527193287 oraz NIP 7831893458 (dalej: „Administrator”). 

W treści poniższego komunikatu znajdą Państwo wszelkie informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku m.in. z zawarciem i wykonaniem umów o prowadzenie konta wolontariusza w systemie Fundacji EVsport, z zapisywaniem się na poszczególne wydarzenia i Państwa udziałem w nich, a także uzyskiwaniem zaświadczeń o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza, oraz prawach przysługujących Państwu w związku z przetwarzaniem przez Administratora tych danych osobowych. W zakresie przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.evsport.pl , wszelkie informacje znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności dostępnej pod tym adresem: https://evsport.pl/polityka-prywatnosci/ 

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami drogą mailową, wysyłając wiadomość e-mail na adres: [email protected] lub pisemnie, wysyłając zapytanie na adres: ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań. Z chęcią udzielimy Państwu dodatkowych informacji oraz pomożemy rozwiać ewentualne wątpliwości.  

W jakich celach przetwarzamy Państwa dane osobowe?  

W pierwszej kolejności przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu prowadzenia dla Państwa konta wolontariusza w naszym systemie – przetwarzanie to odbywa się na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W tym przypadku podanie przez Państwa danych jest konieczne, są one bowiem niezbędne do zawarcia oraz wykonania umowy o prowadzenie konta. Państwa dane będą przez nas wykorzystywane w szczególności do zawarcia umowy i jej wykonania poprzez dostarczanie Państwu poszczególnych funkcjonalności dostępnych w ramach tego konta.  

W przypadku skorzystania przez Państwa z możliwości zapisania się na wydarzenia z udziałem Administratora, Państwa dane przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, tj. w celu zawarcia i wykonania porozumienia o wolontariacie. W tym przypadku Państwa dane będą przez nas wykorzystywane w szczególności do zapewnienia Państwa udziału w wydarzeniu, zawarcia umowy ubezpieczenia, wypełnienia obowiązków księgowych i podatkowych, jak również do kontaktu z Państwem w sprawach związanych z umową oraz przygotowania i wydawania zaświadczeń o wykonaniu przez Państwa świadczeń i ich zakresie.    

W przypadku, gdy w związku z Państwa rejestracją na wydarzenie przekażą Państwo Administratorowi dane dotyczące Państwa zdrowia, takie jak informacje o niepełnosprawności ruchowej lub ewentualnych zdrowotnych przeciwwskazaniach do udziału w wydarzeniu, tego rodzaju przetwarzanie odbywać się będzie na podstawie przepisu art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, tj. na podstawie Państwa wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celu dostosowania zakresu Państwa obowiązków, jako wolontariusza, do Państwa stanu zdrowia. Wyrażona przez Państwa zgoda może być w każdej chwili cofnięta, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, które toczyło się przed cofnięciem tej zgody. Podanie danych w celach objętych zgodą jest dobrowolne. 

Państwa dane przetwarzamy również w celu realizacji obowiązków nakładanych na Administratora przez przepisy prawne, w tym Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 571) oraz Ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 616) – takie przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.  

W niektórych przypadkach przetwarzanie Państwa danych osobowych może okazać się niezbędne dla realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich promocja kultury fizycznej, sportu i zdrowego trybu życia, aktywności sportowej i działalności charytatywnej, a także marketing działalności naszej i naszych partnerów (np. będących organizatorem wydarzenia). W takiej sytuacji do przetwarzania dochodzi na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.  

Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO przetwarzamy też dane dla celów archiwalnych, dochodzenia, ustalania i obrony przed roszczeniami, a także dla zapewnienia rozliczalności administratora – w tym przypadku naszym uzasadnionym interesem jest konieczność zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw, a także na wypadek wystąpienia sporów.  

Podczas wydarzeń, w których będą Państwo brali udział z ramienia Fundacji EVsport, mogą być wykonywane zdjęcia i filmy, na których może zostać utrwalony Państwa wizerunek – w przypadku wyrażenia zgody na rozpowszechnianie Państwa wizerunku, Administrator w celu realizacji swojego uzasadnionego interesu będzie go przetwarzał w zakresie określonym w zgodzie, to jest w celu dokumentowania udziału wolontariuszy Fundacji EVsport w tych wydarzeniach oraz w celach związanych z popularyzacją sportu, aktywności sportowej, promocji zdrowego trybu życia, a także w celach promocyjnych i informacyjnych działalności Administratora i organizatorów i partnerów wydarzeń, w szczególności poprzez jego publikowanie na profilach Administratora, organizatorów i partnerów wydarzeń na portalach społecznościowych Facebook, Instagram, Linkedin,Tiktok oraz na stronie internetowej www.evsport.pl oraz w mediach tradycyjnych. Państwa wizerunek zamieszczony na zdjęciu w ramach formularza rejestracyjnego przetwarzany jest natomiast w celu identyfikacji wolontariuszy oraz zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego przebiegu wydarzeń z Państwa udziałem.  

Przetwarzanie danych dla celów realizacji uzasadnionych interesów Administratora nie narusza nadrzędnych interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą. We wszystkich przypadkach przetwarzania, które jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów Administratora, mogą Państwo złożyć sprzeciw wobec takiego przetwarzania.  

Komu mogą być przekazywane Państwa dane osobowe?  

• operatorowi zapisów online; 
• podmiotom zajmującym się obsługą i utrzymaniem systemów informatycznych oraz serwisów internetowych i profili w mediach społecznościowych Administratora; 
• dostawcom usług hostingu, 
• dostawcom oprogramowania do obsługi korespondencji i kontaktu z klientem; 
• dostawcom usług SMTP/obsługi poczty;
• ubezpieczycielowi i pośrednikom ubezpieczeniowym; 
• podmiotom zajmującym się świadczeniem usług fotograficznych i video, 
• podmiotom świadczącym usługi kadrowe i księgowe; 
• podmiotom świadczącym usługi z zakresu marketingu, w tym dostawcom oprogramowania do obsługi marketingowej,
• organizatorom wydarzeń, na które się Państwo zapiszą. 

Takie przekazanie odbywa się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych przez wskazane wyżej podmioty usług, w sposób bezpieczny, umownie zabezpieczony lub w inny sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. 

Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?  

• dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy przetwarzać będziemy przez cały okres jej trwania, a po jego upływie przez okres niezbędny ze względu na przepisy rachunkowe i podatkowe oraz bieg terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,  
• dane osobowe pozyskane na podstawie zgody przetwarzać będziemy przez okres jej ważności (do czasu jej odwołania bądź przez okres, na który została wyrażona),  
• w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu realizacji ciążących na administratorze obowiązków prawnych – do czasu, gdy obowiązki w tym zakresie będą ciążyć na administratorze, 
• dane osobowe przetwarzane celem podejmowania działań w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu przestaną być przetwarzane w przypadku, gdy zgłoszą Państwo uzasadniony sprzeciw wobec ich przetwarzania lub do czasu wygaśnięcia celu przetwarzania, na przykład upływu czasu przedawnienia roszczeń; 
• dane osobowe przetwarzane celem podejmowania działań marketingowych w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu przestaną być przetwarzane w przypadku, gdy zgłoszą Państwo sprzeciw wobec ich przetwarzania,  
• w celu zapewnienia rozliczalności administratora, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych, spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia przez administratora przeprowadzenia kontroli przez organy publiczne, 
• dla celów archiwalnych, dochodzenia, ustalania i obrony przed roszczeniami, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw, a także na wypadek wystąpienia sporów. 

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych?  

Jako administrator Państwa danych osobowych gwarantujemy Państwu realizację wszystkich praw wynikających z RODO, tj. prawa dostępu, sprostowania oraz usunięcia Państwa danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawa do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,  
a także prawa do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych i prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.  

Z uprawnień tych mogą Państwo skorzystać w następujących sytuacjach: 

• w odniesieniu do żądania dostępu – gdy oczekują Państwo informacji, czy administrator przetwarza Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, mogą Państwo żądać dostępu do nich oraz informacji, takich jak m.in. cele przetwarzania, kategorie odnośnych danych osobowych czy informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, jak również kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu; 
• w odniesieniu do żądania sprostowania danych – gdy zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne;  
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych – w przypadku gdy Państwa dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Administratora; gdy cofną Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych; gdy zgłoszą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych; gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; jeśli Państwa dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną oferowanych dziecku; 
• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych – gdy zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe, mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieli aby zostały usunięte; gdy Państwa dane nie będą nam już potrzebne, ale będą potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia określonych roszczeń; gdy wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy Państwa sprzeciwu; 
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych – gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwem, a jednocześnie przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany; 
• w odniesieniu do prawa sprzeciwu – gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli, natomiast gdy Państwa dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu, sprzeciw nie musi zawierać uzasadnienia; 
• w odniesieniu do prawa do cofnięcia zgody – przysługuje w dowolnym momencie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Niektóre wskazane wyżej prawa przysługują Państwu w zależności od podstawy prawnej, na której oparte jest przetwarzanie Państwa danych lub skorzystanie z nich wymaga spełnienia szczególnych przesłanek określonych przepisami.  

W jakich sytuacjach mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych? 

• gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli, 
• gdy Państwa dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu. 

Celem realizacji praw określonych powyżej, mogą Państwo skontaktować się z administratorem pisemnie na adres ul. Święty Marcin 29/8, 61-806 Poznań lub na adres e-mail: [email protected]. W przypadku zgłoszenia telefonicznego, administrator może prosić o potwierdzenie żądania pisemnie lub elektronicznie.  

Mają Państwo nadto prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). 

Informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane przez Administratora w powyższych celach co do zasady nie są przekazywane do państw trzecich, z wyjątkiem transferu, do którego może dochodzić w ramach korzystania ze strony internetowej lub portali społecznościowych, oprogramowania do obsługi marketingowej, a także w związku z korzystaniem przez Administratora z usług SMTP/e-mail.  Jeśli w ramach przetwarzania dane osobowe będą przekazywane do odbiorców w krajach trzecich, takie przekazywanie danych będzie odbywać się na podstawie decyzji w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony podjętej przez Komisję Europejską, lub na podstawie standardowych klauzul umownych zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej albo na innej prawnie uzasadnionej podstawie.

Informujemy również, iż Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane przy użyciu narzędzi służących zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.