Wprowadź obsługę uczestników na wyższy poziom z EVpass!
Od organizatorów
Dla organizatorów
EVpass tworzy zespół Fundacji EVsport – organizatorów z wieloletnim doświadczeniem w realizacji zarówno dużych imprez międzynarodowych, jak i lokalnych wydarzeń.
Znamy wyzwania, przed którymi stają organizatorzy, bo sami wielokrotnie staliśmy w ich miejscu. Nasza wiedza, praktyka i zrozumienie branży pozwalają tworzyć rozwiązania dopasowane do realnych potrzeb eventów.
Jak działa EVpass?
EVpass to nowoczesny system zarządzania uczestnikami i dostępem podczas eventów sportowych, konferencji, festiwali czy innych imprez wymagających kontroli wejść.
Zarządzanie listą uczestników
Lista uczestników jest importowana z pliku Excel lub uzupełniana ręcznie. W systemie można edytować dane uczestników, drukować identyfikatory, wysyłać kody QR e-mailem lub SMS-em, a także generować linki do elektronicznych identyfikatorów.
Kontrola dostępu / system bonów
System pozwala tworzyć grupy z określonymi uprawnieniami i limitami wejść. Dostęp do stref jest przydzielany według roli uczestnika, a kontrola liczby osób odbywa się automatycznie. Administrator może szybkie aktywować lub dezaktywować dostęp do poszczególnych obszarów.
Dystrybucja identyfikatorów
Identyfikatory można drukować, przesyłać e-mailem z kodem QR lub generować linki do elektronicznych wersji, które uczestnik może otrzymać SMS-em. Kod QR umożliwia wygodne potwierdzenie tożsamości przy wejściu na wydarzenie.
Uniwersalność. Prostota. Intuicyjność.
EVpass to system zaprojektowany z myślą o wszystkich rodzajach wydarzeń — od małych imprez lokalnych po duże maratony i konferencje. Intuicyjny interfejs sprawia, że każdy użytkownik szybko opanuje obsługę, a proste procesy minimalizują ryzyko błędów i usprawniają organizację.
Skalowalność
Jest to nasz autorski system, mamy pełną kontrolę nad jego rozwojem, co pozwala dowolnie dostosowywać i rozbudowywać go zgodnie z indywidualnymi wymaganiami organizatora, zapewniając maksymalną elastyczność i efektywność nawet przy bardzo dużych wydarzeniach.
Zastosowania
EVpass znajduje zastosowanie w wielu typach eventów — sportowych, kulturalnych, konferencjach, festiwalach i wydarzeniach firmowych. Dzięki zaawansowanej kontroli dostępu i elastycznemu zarządzaniu grupami, spełnia wymagania różnorodnych scenariuszy organizacyjnych.
Wygoda
Dzięki automatyzacji kluczowych procesów, takich jak import list, edycja danych czy dystrybucja kodów QR, EVpass znacząco ułatwia przygotowania i obsługę wydarzeń. Uczestnicy otrzymują szybki i prosty dostęp do swoich identyfikatorów, a organizatorzy zyskują pełną kontrolę.
IDENTYFIKATORY
Tradycyjne
Tradycyjne identyfikatory to fizyczne karty lub plakietki, które uczestnicy otrzymują przed wydarzeniem. Są trwałe, łatwe do rozpoznania i umożliwiają szybkie sprawdzenie tożsamości. Zawierają imię, nazwisko, logo wydarzenia oraz unikalny kod QR, co umożliwia kontrolę w dowolnym miejscu wydarzenia. Kod QR można wydrukować na trwałym identyfikatorze, naklejce na telefon albo na prostym bonie z drukarki etykiet, co daje dużą elastyczność w sposobie dystrybucji i użycia.
Drukowanie identyfikatorów
System pozwala na szybkie generowanie i drukowanie identyfikatorów dla pojedynczych osób lub całych grup. Identyfikatory są przygotowywane w gotowym formacie do druku, co ułatwia ich dystrybucję i skraca czas obsługi podczas eventu.
Cyfrowe
Cyfrowe identyfikatory to wygodna alternatywa dla wersji papierowej. Uczestnicy otrzymują na e-mail lub SMS link do swojego indywidualnego identyfikatora z kodem QR, który mogą wyświetlić na smartfonie. To rozwiązanie pozwala na łatwe i szybkie potwierdzenie tożsamości bez konieczności fizycznego kontaktu.
Wygeneruj tradycyjne identyfikatory
Koniec z ręcznym wypisywaniem — identyfikatory można drukować na miejscu nawet na najprostszej drukarce. Używamy materiałów odpornych na wodę i zniszczenia. Format i wygląd można dostosować do indywidualnych potrzeb organizatora.
Wyślij cyfrowe identyfikatory
Cyfrowe identyfikatory można wysłać uczestnikom e-mailem lub SMS-em jako unikalny link z kodem QR. Linki umożliwiają łatwą dystrybucję przez SMS lub na miejscu. System wspiera także dodawanie identyfikatora do Apple Wallet i Google, zapewniając wygodny dostęp na urządzeniach mobilnych.
Kontrola dostępu
Skanuj kod tyle razy ile chcesz!
Każdy może wejść na wydarzenie dwa razy?
Każdy może zjeść trzy posiłki w ciągu dnia?
A może każdego dnia może odbić się inaczej?
Kontroler nie potrzebuje żadnej aplikacji!
Skanowanie odbywa się w prosty i intuicyjny sposób,
a jedyne czego potrzebujesz to:
- Telefon z aparatem
- Dostęp do internetu
- Dowolna przeglądarka
Stwórz checklistę!
Dzięki modułowi wymaganych akcji możesz skonfigurować czynności, które operator musi wykonać podczas obsługi uczestnika. Już nigdy nie zapomnisz odebrać dokumentów, sprawdzić zgody albo wydać upominków!
Rejestracja uczestników
System EVpass obsługuje recepcję wydarzenia czy biuro zawodów. Umożliwia identyfikacje, szybki wydruk identyfikatorów na miejscu oraz zarządzanie dostępem. Możesz wymagać aktywacji uczestnika w recepcji lub przyznać dostęp automatycznie. Dodatkowo, możesz skonfigurować checklistę miejsc skanowania – wyeliminuj pomyłki dzięki prostej liście. Cały proces przebiega w dowolnej przeglądarce na każdym urządzeniu z internetem. Zespół EVpass może również kompleksowo obsłużyć rejestrację i identyfikację uczestników, gwarantując sprawny przebieg wydarzenia.
Biuro zawodów
Konferencje
Spotkania
Szkolenia
Do czego można użyć kodów QR?
Wydawanie pakietów
Kody QR pozwalają na szybkie wydanie pakietu startowego, powitalnego lub nagrody — wystarczy zeskanować kod uczestnika, by potwierdzić odbiór.
Usługi dodatkowe
QR służy do weryfikacji usług i elementów wykupionych przez uczestnika, np. posiłków, gadżetów czy dodatkowych świadczeń dostępnych na wydarzeniu.
Rejestracja czasu pracy
Skanowanie kodu QR ułatwia rejestrację czasu pracy wolontariuszy czy personelu, pozwalając na precyzyjne rozliczenie i kontrolę obecności.
Lista obecności
Kod QR można wykorzystać do szybkiego odnotowania obecności uczestników na konferencji, szkoleniu, spotkaniu lub w biurze zawodów.
Kontrola wjazdu na parking
QR umożliwia weryfikację i kontrolę zezwoleń na wjazd na parking — każda osoba otrzymuje unikalny kod, który uprawnia do skorzystania z wyznaczonego miejsca.
Kontrola przepływu i statystyki
Kody QR pozwalają na monitorowanie przepływu uczestników w różnych strefach wydarzenia.
Wprowadź z nami kody QR
a my pomożemy Ci je usprawnić!
Najczęściej zadawane pytania
Jak działa system EVpass?
EVpass umożliwia kompleksowe zarządzanie uczestnikami wydarzeń, kontrolę dostępu i dystrybucję identyfikatorów, zarówno tradycyjnych, jak i cyfrowych. Co ważne system nie służy do rejestracji czy zbierania zapisów na wydarzenie. Wszystko odbywa się poprzez intuicyjne narzędzia dostępne w przeglądarce.
Czy mogę importować uczestników z pliku?
Tak, lista uczestników może być importowana z Excela lub uzupełniana ręcznie w panelu.
Jak przekazywane są identyfikatory?
Identyfikatory można drukować na miejscu lub wysyłać cyfrowo jako link z kodem QR przez e-mail, SMS, a nawet dodać do Apple Wallet lub Google.
Czy identyfikatory są odporne na wodę i zniszczenia?
Tak, nasze materiały są trwałe i odporne na trudne warunki — sprawdzą się podczas sportowych imprez plenerowych. Możemy również wykorzystać dowolny materiał i format organizatora.
Czy EVpass można używać na dowolnym urządzeniu?
Tak, system działa w każdej nowoczesnej przeglądarce na komputerze, laptopie, smartfonie czy tablecie. Nie jest wymagana dodatkowa aplikacja. System obsługuje się z poziomu przeglądarki.
Czy wymagane jest połączenie z internetem?
Tak, do sprawnej obsługi rejestracji i dystrybucji identyfikatorów wymagany jest dostęp do internetu.
Jak wygląda współpraca i wdrożenie usługi?
W ramach ulg dostępne są dwie opcje: samo udostępnienie systemu lub pełne wdrożenie wraz ze wsparciem na miejscu podczas wydarzeń. Jesteśmy elastyczni i dostosowujemy zakres współpracy do oczekiwań organizatora.
Jak mogę uzyskać wycenę?
W kwestii wyceny prosimy o kontakt — dopasujemy ofertę do indywidualnych potrzeb i zakresu obsługi. Wdrożenie dla najmniejszych wydarzeń to koszt od 300 zł za udostępnienie systemu.
